Úloha „Centrální evidence smluv“ je součástí systému AGENDIO a je určena pro vedení evidence všech smluv, které jsou uzavírány mezi organizací a partnery a je plně integrována s ostatními moduly systému proxio.

Charakteristika

Centrální evidence smluv (CES) tvoří velmi významnou část komplexního informačního systému organizace a je koncipována tak, aby splnila tyto základní požadavky:

• centrálně pořizovat, evidovat a udržovat historii smluv a smluvních vztahů,
• vytvářet vazbu na ekonomický systém,
• komunikovat s ostatními částmi IS organizace,
• tisknout dokumenty a sestavy.

CES v pojetí řešení proxio znamená evidenci smluv v jednotlivých stádiích přípravy, tedy nejen smlouvy již uzavřené, ale i „smlouvy“ v přípravě či smlouvy ukončené (již neúčinné).

Přehled hlavních funkcí

• Možnost evidence již připravovaného návrhu smlouvy
• Automatické přidělování čísel smluv
• Oboustranná integrace s ekonomickým SW
• Jednoduchá evidence dodatků ke smlouvě
• Integrace se systémem evidující majetek
• Tisk dokumentů a sestav
• Integrace se spisovou službou
• Evidence vazeb mezi jednotlivými smluvními kauzami
• Možnost vyhledávání dle libovolných kritérií

Implementace a podpora

Implementace aplikace CES je provedena v rámci implementace systému AGENDIO. Kvalitním proškolením uživatelů a správce systému, důkladným otestováním aplikace, podporou provozu ze strany konzultačního a vývojového týmu je zaručen její další bezproblémový provoz.

Schéma a struktura

Centrální evidence smluv je součástí systému AGENDIO. Z tohoto začlenění vyplývají také vazby na okolní systémy:

• Evidence subjektů (ESP) – centrální zdroj partnerů pro všechny evidované smlouvy v CES.
• Evidence objektů (ENO) – centrální evidence movitých a nemovitých objektů. Bude využívána především ve smlouvách realizovaných odbory, jež nakládají s majetkem.
• Registr budov (RB) – centrální zdroj adres.
• Evidence organizační struktury (EOS) – zajišťuje efektivní správu a nastavení přístupových oprávnění jednotlivých uživatelů.

Výhody

• Centrální evidence všech smluv v rámci organizace
• Jednoduché zakládání smluv a jejich dodatků
• Evidence již připravovaného návrhu smlouvy
• Provázanost s ekonomickými systémy (evidence finančního plnění smlouvy)
• Provázanost s databází movitých a nemovitých objektů
• Centrální evidence smluvních partnerů
• Rychlé a jednoduché vyhledávání
• Možnost vytváření a exportování přehledů smluv
• Tisk dokumentů
• Provázanost se spisovou službou