Czech English

Centrální evidence smluv

Úloha „Centrální evidence smluv“ je součástí systému AGENDIO a je určena pro vedení evidence všech smluv, které jsou uzavírány mezi organizací a partnery a je plně integrována s ostatními moduly systému proxio.

Charakteristika

Centrální evidence smluv (CES) tvoří velmi významnou část komplexního informačního systému organizace a je koncipována tak, aby splnila tyto základní požadavky:

  • centrálně pořizovat, evidovat a udržovat historii smluv a smluvních vztahů,
  • vytvářet vazbu na ekonomický systém,
  • komunikovat s ostatními částmi IS organizace,
  • tisknout dokumenty a sestavy.

CES v pojetí řešení proxio znamená evidenci smluv v jednotlivých stádiích přípravy, tedy nejen smlouvy již uzavřené, ale i „smlouvy“ v přípravě či smlouvy ukončené (již neúčinné).

Přehled hlavních funkcí

  • Možnost evidence již připravovaného návrhu smlouvy
  • Automatické přidělování čísel smluv
  • Oboustranná integrace s ekonomickým SW
  • Jednoduchá evidence dodatků ke smlouvě
  • Integrace se systémem evidující majetek
  • Tisk dokumentů a sestav
  • Integrace se spisovou službou
  • Evidence vazeb mezi jednotlivými smluvními kauzami
  • Možnost vyhledávání dle libovolných kritérií

Výhody

  • Centrální evidence všech smluv v rámci organizace
  • Jednoduché zakládání smluv a jejich dodatků
  • Evidence již připravovaného návrhu smlouvy
  • Provázanost s ekonomickými systémy (evidence finančního plnění smlouvy)
  • Provázanost s databází movitých a nemovitých objektů
  • Centrální evidence smluvních partnerů
  • Rychlé a jednoduché vyhledávání
  • Možnost vytváření a exportování přehledů smluv
  • Tisk dokumentů
  • Provázanost se spisovou službou

Schéma a struktura

Centrální evidence smluv je součástí systému AGENDIO. Z tohoto začlenění vyplývají také vazby na okolní systémy:

  • Evidence subjektů (ESP) – centrální zdroj partnerů pro všechny evidované smlouvy v CES.
  • Evidence objektů (ENO) – centrální evidence movitých a nemovitých objektů. Bude využívána především ve smlouvách realizovaných odbory, jež nakládají s majetkem.
  • Registr budov (RB) – centrální zdroj adres.
  • Evidence organizační struktury (EOS) – zajišťuje efektivní správu a nastavení přístupových oprávnění jednotlivých uživatelů.

Implementace a podpora

Implementace aplikace CES je provedena v rámci implementace systému AGENDIO. Kvalitním proškolením uživatelů a správce systému, důkladným otestováním aplikace, podporou provozu ze strany konzultačního a vývojového týmu je zaručen její další bezproblémový provoz.