Instituce veřejné správy během své činnosti vstupují do libovolných vztahů s občany a podnikatelskými subjekty. Vzniká řada smluv, pohledávek, závazků, správních řízení a dalších aktivit, nezřídka s tím samým subjektem. Vztahy se subjekty instituce jsou přitom řešeny za pomoci různých softwarových produktů: účetnictví, spisová služba, agendový systém, zakázky, apod. „Centrální evidence subjektů“ je speciálně vyvinuté řešení vhodné všude tam, kde je nasazeno více různých aplikací, sloužící jako zdroj informací o subjektech pro další informační systémy.

Charakteristika

Posláním „Centrální evidence subjektů“ (dále jen CEP) je umožnit komplexní pohled na aktivity subjektů přes všechny agendy a poskytovat SW komponentám informačního systému (ekonomický systém, agendový systém, spisová služba, ...) ověřená data o subjektech.

CEP je evidence všech subjektů, které mají s uživatelskou institucí libovolný vztah. U každého subjektu se evidují identifikační údaje jakými jsou u občana (rodné číslo, datum narození, jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu) a u právnické osoby (IČ, název, adresa sídla podnikatele či společnosti). K tomuto základnímu záznamu je pak možné určovat jednotlivé role, ve kterých daný subjekt vystupuje vůči organizaci (důvod, pro který organizace příslušný subjekt eviduje). Na tyto jednotlivé role se váží další obecné informace jako jsou doručovaní adresy, bankovní spojení, kontakty, apod.

Ovládání systému je snadné a přehledné. Aplikace umožňuje prostřednictvím modulu Evidence organizační struktury (EOS) přidělování diferencovaných přístupových práv k záznamům v závislosti na personální struktuře uživatelské organizace.

Uživatel

Řešení je určeno všem institucím, veřejným i soukromým, jako integrační komponenta pro rozsáhlou elektronickou agendu vztahů, vedenou pomocí různých aplikací a informačních systémů.

Přehled hlavních funkcí

• zakládání záznamů do databáze, manuálně nebo přebíráním z datových registrů
• evidence informací o subjektu: adresy, bankovní spojení, provozovny,... .
• vyhledávání záznamů podle všech atributů (název, IČO, RČ, příjmení, ...)
• rozšířené vyhledávání s pomocí filtrů
• vstup do Registru obyvatel a převzetí záznamu do ESP
• vstup do Registru ekonomických subjektů a převzetí záznamu do ESP
• vstup do Registru budov a převzetí adresy do ESP
• zobrazení historie změn záznamu
• blokování a uvolňování rozpracovaného záznamu pro změnu jiným uživatelem
• možnost zablokovat a uvolnit záznam pro použití v ostatních aplikacích
• možnost nastavení kontroly duplicity
• automatická aktualizace CEP z Registru obyvatel a Registru ekonomických subjektů
• grafické rozlišení evidence občanů a podnikatelských subjektů

Schéma a struktura

Řešení CEP je postaveno na implementaci Evidence subjektů (ESP) a na datové základně registrů - Registr ekonomických subjektů (RES), Registr obyvatel (ROB) a Registr budov (RB-UIR). ESP shromažďuje tzv. „aktivity objektu“ ze všech integrovaných aplikací. Tato funkce slouží k získávání informací podle příkladu: tento evidovaný subjekt má uzavřeno 5 smluv, z nichž jsou 2 na koupi pozemku. Dluží 100 tisíc korun. V minulosti s ním proběhl 2x soud.

Systém disponuje inteligentním rozhraním pro využití ostatními napojenými systémy (např. ekonomický systém MS Dynamics NAV či SAP R/3, multiagendový systém AGENDIO, spisová služba, ...).

Implementace a podpora

Standardně je provedena analýza procesních, technických a organizačních podmínek s následnou instalací, testováním a zkušebním provozem. Předpokládá se zaškolení uživatelů i správce (správců) systému. Samozřejmostí je údržba a poimplementační podpora.

Výhody

• Výrazné snížení administrativní náročnosti při správě dat o subjektech organizace.
• Informační podpora pracovníkům organizace o komplexních vztazích se subjektem - zamezení chybných rozhodnutí.
• Ucelený přehled o tom, v jakých vztazích vůči organizaci subjekt je a byl v minulosti.
• Snadná a okamžitá dostupnost informací o subjektech pro všechny oprávněné uživale.
• Trvalá aktuálnost evidence díky propojení s ostatními částmi systému.
• Eliminace duplicit záznamů v evidenci subjektů.
• Samočisticí efekt – při používání systému uživatelé průběžně odhalují případné chyby v datech.
• Otevřenost pro integraci s aplikacemi jiných dodavatelů (vč. základních registrů).
• Konfigurovatelnost a snadná přizpůsobitelnost potřebám uživatelů.
• Moderní technologie, stabilita.