Instituce veřejné správy během své činnosti vstupují do velkého množství obchodních a ekonomických vztahů s mnoha subjekty a osobami. Tyto vztahy mají prostřednictvím objednávkového řízení řadu vazeb. Jednak na odborné odbory úřadu, ale i jednotlivé referenty a samozřejmě také vazby na hospodaření úřadu a jeho finanční rozpočet. „Centrální evidence objednávek“ je speciálně vyvinuté řešení vhodné všude tam, kde je zájem vedení úřadu mít tyto vazby plně pod kontrolou.

Charakteristika

CEO je nejnovějším řešením na platformě agendového systému AGENDIO a je zaměřená na evidenci a zpracování objednávek. Součástí řešení je i realizace schvalovacího procesu objednávky dle zvolené varianty. Jednou z možností je pouze záznam o schvalování, zatímco druhou možností je aktivní podpora vlastního schvalovacího procesu (Workflow). Obsahem řešení je rovněž volitelné vypravení objednávky prostřednictvím spisové služby.

Uživatel

Řešení je určeno všem institucím, veřejným i soukromým.

Přehled hlavních funkcí, které řešení CEO umožňuje:

• Definovat samostatné agendy pro evidenci objednávek v rámci AGENDIA s rozlišením libovolného „typu objednávky“.
• CEO podporuje evidenci údajů o objednávce minimálně v rozsahu:
• Dodavatel (subjekt)
• Hlavička objednávky
• Položky objednávky (popis, množství, jednotková a celková cena, prvek rozpočtu)
• Termín dodání
• Vystavil
• Schválil
• Odpovědné místo
• Číslo výběrového řízení, pokud je objednávka vázána na VZ
• Číslo akce/účel z rozpočtu města (prvek rozpočtu)
• Poznámka
• Tisk objednávky z CEO se provádí podle vybrané jednotné šablony (administrátorsky modifikovatelné). Šablon objednávek může být více. Vytvořený dokument objednávky je uložen v úložišti dokumentů a je možné jej upravovat.
• Objednávky mohou být volitelně vypraveny přes spisovou službu.
• Vazba na ekonomický systém a rozpočet umožňuje ověřit disponibilitu příslušné položky rozpočtu pro vystavovanou objednávku. Objednavatel proto může okamžitě rozhodnout, zda lze objednávku vystavit nebo je nejprve nutné zajistit prostředky v rozpočtu. Čerpání položky rozpočtu je k dispozici v následující struktuře:
• Celková výše příslušné položky rozpočtu
• Dosavadní čerpání této položky rozpočtu (dle již zaplacených dokladů - dodavatelských faktur, platebních poukazů)
• Předpokládané čerpání téže položky rozpočtu (dle již schválených objednávek a jiných dosud nezaplacených dokladů)
• Nevyčerpaný (dočerpaný) zůstatek položky rozpočtu
• Podporuje schvalovací proces objednávky. Řešení je v tomto bodě variantní:
• schvalovací proces probíhá prostřednictvím oběhu fyzického dokumentu a v AGENDIO jsou jen zaznamenána schválení
• schvalovací proces probíhá elektronicky za využití modulu workflow. V tomto případě je v AGENDIO vytvořena objednávka a ta je předána do schvalovacího procesu (je možný výběr příslušného procesu schvalování z dostupných definovaných workflow). Po schválení je informace automaticky předána z modulu workflow do AGENDIO.
• Podporuje tvorbu přehledů objednávek s možností exportu do standardních formátů (xls, html, xml, txt):
• co a v jakém množství se objednalo
• kdy, v jakém období bylo objednáno
• kým bylo objednáno
• u koho (dodavatel) bylo objednáno
• za jakou cenu bylo objednáno
• Podporuje připojení libovolné elektronické přílohy k objednávce (např. nabídka dodavatele apod.) a umožňuje verzování těchto příloh k danému případu (objednávce). Jednotlivé verze příloh budou řešeny jako samostatné přílohy, vždy v příslušné verzi.
• Správu uživatelských oprávnění k aplikaci Centrální evidence objednávek systémem Evidence Organizační Struktury (modul EOS), včetně správy oprávnění přístupu k libovolným elektronickým přílohám v úložišti dokumentů (DMS).